ক্লায়েন্টকে ইমেইল লিখতে বসলে কী লিখব, কতটা ফরমাল হব—এসব ভাবতে ভাবতেই কিন্তু অনেকটা সময় নষ্ট হয়ে যায়। চিন্তা নেই, এই প্রম্পটটায় আপনার উদ্দেশ্য আর দরকারি দু-একটা তথ্য বসিয়ে দিলেই এআই একদম সংক্ষিপ্ত ও চমৎকার একটা প্রফেশনাল ইমেইল বানিয়ে দেবে।
রেডি প্রম্পট (Ready Prompt):
তুমি একজন professional business communicator। আমি একজন [ফ্রিল্যান্সার / সার্ভিস প্রোভাইডার]। ক্লায়েন্টকে একটা ইমেইল লিখতে হবে। উদ্দেশ্য: [project update / invoice reminder / নতুন প্রস্তাব / দাম নিয়ে আলাপ]। ক্লায়েন্টের নাম: [নাম]। প্রয়োজনীয় তথ্য: [সংক্ষেপে লিখুন]। ইমেইলটা ইংরেজিতে লিখো, tone বিনয়ী কিন্তু আত্মবিশ্বাসী, সর্বোচ্চ ১২০ শব্দ, একটা পরিষ্কার subject line আর শেষে একটাই call-to-action সহ। ইংরেজি সহজ রাখো, জটিল শব্দ নয়।
যেভাবে করবেন:
১. প্রথমে প্রম্পটটা কপি করে নিন।
২. এবার ব্র্যাকেটের ফাঁকা অংশগুলোতে আপনার পরিচয়, ইমেইলের উদ্দেশ্য, ক্লায়েন্টের নাম আর দরকারী তথ্যগুলো বসিয়ে দিন।
৩. যেকোনো একটা এআই চ্যাটবটে পেস্ট করে সেন্ড করুন।
৪. উত্তর পাওয়ার পর ক্লায়েন্টের নাম, তারিখ কিংবা টাকার অঙ্কগুলো একবার ভালো করে মিলিয়ে নিন।
৫. আপনার কথা বলার ধরন অনুযায়ী সামান্য একটু টিউন করে নিয়ে ক্লায়েন্টকে পাঠিয়ে দিন!
🔗 টুল:
ChatGPT · Claude · Gemini (যেকোনো একটা ব্যবহার করলেই হবে)
ছোট্ট কিন্তু দারুণ কার্যকর একটা টিপ:
ইমেইলটা পাঠানোর আগে একবার নিজে নিজে জোরে পড়ে দেখুন। পড়ার পর যদি মনে হয় এমন কোনো বাক্য আছে যা আপনি সাধারণ কথাবার্তায় কখনো বলতেন না, তবে সেটা বদলে নিজের মতো করে নিন। কারণ ক্লায়েন্ট কিন্তু খুব সহজেই ধরে ফেলতে পারে কোনটা আপনার নিজস্ব লেখা আর কোনটা রোবোটিক। আরেকটা কথা—চুক্তির অঙ্ক বা ব্যক্তিগত ঠিকানার মতো গোপনীয় তথ্য প্রম্পটে না দেওয়াটাই ভালো; শুধু যতটুকু তথ্য না দিলেই নয়, ততটুকুই ব্যবহার করুন।
আরও দেখুন:
Caption prompt · Facebook ad copy prompt · বড় PDF-এর summary
🔒 প্রিমিয়াম:
ফ্রিল্যান্সিং আর ক্লায়েন্ট কমিউনিকেশনের ৫ পর্বের পুরো ভিডিও সিরিজটা কি দেখতে চান? তাহলে সিরিজটি দেখে নিন!
